การวางแผนการทำงานที่ดี ควรเริ่มต้นที่ตรงไหน?

จากประสบการณ์การสอนของผู้เขียนที่ผ่านมา สังเกตเห็นว่านักศึกษาหลายคนประสบปัญหาด้านการเรียน เช่น ส่งงานไม่ตรงเวลา ความไม่พร้อมในการนำเสนองานหน้าชั้นเรียน และการเลื่อนกำหนดวันสอบการบรรยายประกอบการแสดงเดี่ยว (Lecture Recital) เป็นต้น เนื่องจากนักศึกษาขาดการวางแผนการทำงานที่ดีจึงส่งผลให้ไม่สามารถทำงานได้สำเร็จตามกำหนดเวลา การเริ่มต้นในการวางแผนการทำงานที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยลดปัญหาด้านการเรียนแก่นักศึกษาได้ ขั้นตอนและความซับซ้อนของการวางแผนการทำงานมีหลากหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับอาชีพ ลักษณะประเภทของงาน และบริบทต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง

การทำงานของอาชีพครีเอทีฟไดเรกเตอร์และครีเอทีฟคอนซัลแทนต์ (มานาบุ มิซุโนะ, ๒๕๖๓) ทำหน้าที่ให้คำปรึกษาการวางแผนและการสร้างแบรนด์ (Branding) เริ่มตั้งแต่การออกแบบแบรนด์ ผลิตโลโก ทำโพรเจกต์สินค้า แพ็กเกจดีไซน์ ออกแบบตกแต่งภายใน จะเห็นได้ว่าขั้นตอนการวางแผนและการสร้างแบรนด์ให้ได้รับความนิยมนั้นมีความซับซ้อน ต้องเข้าใจความต้องการของลูกค้า ทุกคนในทีมเห็นภาพจุดหมายปลายทางเดียวกัน การค้นคว้าหาข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การทำงานเป็นทีม อาชีพนี้เป็นตัวอย่างอาชีพที่ต้องอาศัยการวางแผนการทำงานที่ดี ทั้งการทำงานคนเดียวหรือทำงานเป็นทีมจำเป็นต้องมีการกำหนดระยะเวลาของแต่ละขั้นตอนที่ชัดเจนเพื่อช่วยติดตามความก้าวหน้าของงานและช่วยให้งานสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ ในที่นี้ขอนำเสนอการวางแผนการทำงานสำหรับมือใหม่ ประกอบด้วย ๔ ข้อ คือ ๑) การกำหนดจุดหมายปลายทาง ๒) การกำหนดขั้นตอนการทำงาน ๓) การกำหนดระยะเวลา และ ๔) การรักษากำลังใจ

การกำหนดจุดหมายปลายทาง เป็นเข็มทิศนำทางที่สำคัญต่อการทำงาน ผนวกกับการสร้างจินตนาการภาพเป้าหมายปลายทางที่ชัดเจนจะช่วยให้เรามองเห็นองค์ประกอบและรายละเอียดส่วนอื่น ๆ ที่ทำให้งานมีความครบถ้วนสมบูรณ์มากยิ่งขึ้น เช่น การนำเสนอการบรรยายประกอบการแสดงเดี่ยวของนักศึกษาสาขาวิชาดนตรีศึกษา ชั้นปีที่ ๓ ประกอบด้วย ๑) การนำเสนอในรูปแบบการบรรยาย ๒) การสาธิตการปฏิบัติเครื่องดนตรี ๓) การบรรเลงเดี่ยว ๔ ) เครื่องดนตรีบรรเลงประกอบ เช่น เปียโนหรือวงดนตรี ๕) สถานที่จัดการแสดง เป็นต้น ดังแผนภูมิที่ ๑

การกำหนดขั้นตอนการทำงาน เป็นการเรียงลำดับการดำเนินงานเพื่อช่วยให้เกิดความราบรื่นในการทำงาน สำหรับมือใหม่อาจยังไม่คุ้นเคยในการเขียนขั้นตอนพร้อมการเรียงลำดับไปในเวลาเดียวกัน อาจใช้วิธีเขียนหัวข้อขั้นตอนต่าง ๆ ตามที่นึกได้ออกมาก่อน หลังจากนั้นค่อยนำมาเรียงลำดับความสำคัญของขั้นตอนการทำงาน แล้วจึงนำมาสร้างเป็นรูปแบบการทำงานเพื่อสะดวกต่อการใช้งานในครั้งถัดไป ดังตัวอย่างการลำดับขั้นตอนของการบรรยายประกอบการแสดงเดี่ยว คือ

1. กำหนดหัวข้อการแสดง
2. เลือกบทเพลง
3. ค้นคว้าและรวบรวมข้อมูล
4. จัดพิมพ์รายงาน
5. จัดทำสูจิบัตรและโปสเตอร์
6. จองสถานที่
7. การซ้อมเตรียมความพร้อมก่อนการแสดง (Rehearsal)
8. การสอบภาคบรรยาย (Hearing)
9. วันสอบการบรรยายประกอบการแสดงเดี่ยว (Lecture Recital)

การกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจน เป็นการกำหนดเส้นตายของการทำงาน (Deadline) ในแต่ละขั้นตอนช่วยให้เกิดความก้าวหน้าของงาน เป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนด หากไม่มีการกำหนดเวลาที่ชัดเจนจะเกิดการผัดวันประกันพรุ่ง เป็นสาเหตุที่ทำให้งานไม่สำเร็จบรรลุตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ เราต้องกำหนดระยะเวลาทั้งหมดที่ใช้ในการเดินไปถึงจุดหมายปลายทางแล้วจึงกำหนดระยะเวลาทำงานในแต่ละขั้นตอน เช่น กำหนดวันสอบการบรรยายประกอบแสดงเดี่ยวช่วงสัปดาห์สุดท้ายของเดือนมีนาคม ๒๕๖๖ หากปัจจุบันเป็นสัปดาห์แรกของเดือนธันวาคม ๒๕๖๕ ดังนั้น มีระยะเวลา ๔ เดือน หรือเท่ากับ ๑๖ สัปดาห์ ในการเตรียมงานตามขั้นตอนต่าง ๆ ดังตารางที่ ๑

การวางแผนการทำงาน ๓ ข้อข้างต้นนี้ มีความสอดคล้องกับการวิเคราะห์ “การทำงาน” ของมานาบุ มิซุโนะ (๒๕๖๓) ได้แบ่งออกเป็น ๓ ข้อ คือ ๑) กำหนดจุดหมายปลายทาง ๒) วาดแผนที่ที่จะเดินไปถึงจุดหมายปลายทาง และ ๓) เดินไปให้ถึงจุดหมายปลายทาง การกำหนดจุดหมายปลายทาง มีเป้าหมายที่ชัดเจน คือสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการทำงาน การที่เราวาดภาพเป้าหมายได้ชัดเจนจะเป็นตัวบ่งชี้ถึงความสำเร็จในการทำงาน

นอกจากนี้ การรักษากำลังใจ ก็เป็นสิ่งจำเป็นมาก การทำงานในแต่ละขั้นตอนอาจพบปัญหาต่าง ๆ ที่เข้ามาท้าทายทดสอบจิตใจตลอดเวลา เราควรมีการอดทน ไม่ย่อท้อต่ออุปสรรค มีความตั้งใจและความมุมานะ ดังนั้น การสร้างแรงบันดาลใจให้ตนเองอยู่เสมอจะช่วยให้มีกำลังใจที่ดีต่อการทำงาน นอกจากการดูแลสุขภาพใจแล้ว สุขภาพกายก็สำคัญไม่แพ้กัน การจัดสรรเวลาระหว่างการทำงานและการพักผ่อนที่เหมาะสมสามารถช่วยลดความเครียดและช่วยให้จิตใจเกิดการผ่อนคลาย

จากข้อความที่กล่าวมานี้ เห็นได้ว่า การวางแผนการทำงานที่ดีควรเริ่มต้นจาก ๑) การกำหนดจุดหมายปลายทางเป็นตัวกำหนดเข็มทิศการทำงาน ๒) การกำหนดขั้นตอนการทำงานช่วยให้เกิดความราบรื่นในการดำเนินงาน ๓) การกำหนดระยะเวลาของขั้นตอนต่าง ๆ ที่ชัดเจนช่วยให้เกิดความก้าวหน้าของงาน และ ๔) การรักษากำลังใจและการจัดสรรเวลาการทำงานที่ดีช่วยให้จิตใจมีความผ่อนคลาย นอกจากนี้ เราสามารถนำการวางแผนการทำงานไปปรับใช้ให้เกิดประโยชน์ในชีวิตประจำวัน การวางแผนการเรียนและการทำงาน เพื่อให้งานสำเร็จบรรลุตามเป้าหมายภายในระยะเวลาที่กำหนด

เอกสารอ้างอิง

ปิยะธิดา ปัญญา. (๒๕๖๔). บทวิจารณ์หนังสือ (Book Review) “วิชาวางแผนการทำงาน สิ่งสำคัญที่ไม่มีใครเคยสอน”. วารสารมหาวิทยาลัยราชภัฏมหาสารคาม, ๑๕(๒), ๒๑๓-๒๑๖.

มานาบุ มิซุโนะ. (๒๕๖๓). วิชาวางแผนการทํางาน สิ่งสําคัญที่ไม่มีใครเคยสอน. แปลจาก Ichiban Taisetsu nanoni Daremo Oshiete Kurenai Dandori no Kyokasho. (อาคิรา รัตนาภิรัต, ผู้แปล). นนทบุรี: อมรินทร์พริ้นติ้ง.